Skip to main content

Тревел менеджер играет решающую роль в успехе корпоративной тревел политики. И не стоит думать, что он просто использует инструменты бронирования для заказа авиабилетов, гостиниц и аренды автомобилей – его обязанности намного шире. Влияние тревел менеджера выходит далеко за рамки планирования деловых поездок и распространяется вплоть до управления и анализа показателей.

Тревел менеджер внедряет и контролирует тревел политику, а также занимается управлением расходами, заключением контрактов с ведущими поставщиками и партнерами, мониторингом потребностей деловых путешественников и поиска экономии по затратам. Его работа также может включать закупки или работу с внешними партнерами для получения компенсации за отмененные поездки. Чтобы овладеть всем этим, нужны годы опыта. Работая с компанией по управлению поездками (TMC – Travel Management Company), тревел менеджер следbn за тем, чтобы ваша политика соответствовала потребностям вашего бизнеса и деловых путешественников.

Составить и внедрить эффективную политику для деловых поездок – не простая задача. Бизнес требования могут быстро меняться, и тревел политики должны адаптироваться так же быстро. Среда деловых поездок может неожиданно измениться, и тревел менеджер должен заранее продумывать варианты адаптации политики, чтобы максимально ускорить ее внедрение и поддерживать комфорт и безопасность путешественников. 

Эффективные политики для деловых поездок строятся на основе:

  • Четко определенных правил и процедур в отношении поездок
  • Простых в использовании инструментов и технологий для управления поездками
  • Инструментов безопасности путешественников и управления рисками
  • Программ оптимизации путешествий и расходов

Тревел менеджер работает с различными заинтересованными сторонами, чтобы достичь поставленных целей и наладить эффективную и стабильную работу.

Определение политик и процедур

Четко определенные правила и процедуры политики, помогают сократить расходы и обеспечить комфорт и безопасность путешественников. Последовательность в определении и применении тревел политики является ключевым моментом. Поскольку деловые поездки должны соответствовать целям бизнеса, набор правил, условий и методов контроля у них намного шире чем при бронировании поездок для отдыха.

Компании могут иметь предпочтительных поставщиков, например, для авиакомпаний, отелей и аренды автомобилей. Ограничения на проезд, проживание и суточные могут быть установлены для конкретных регионов и стран с учетом культурных различий в разных частях мира.

Все это позволяет компании управлять расходами, измерять рентабельность инвестиций и обеспечивать безопасность путешественников. Например, из опыта наших партнеров Egencia и их клиента Nasdaq. Разработка и внедрение эффективной тревел политики повлияла на опыт деловых путешественников и прибыль компании в целом.

Nasdaq – крупнейшая биржевая компания в мире. Она предоставляет решения для торговли и привлечения капитала примерно 3600 бизнес единицам по всему миру. Их технология поддерживает операции более 70 бирж, клиринговых организаций и центральных депозитариев ценных бумаг в более чем 50 странах. Как и в случае с крупными глобальными компаниями, такими как Nasdaq, разнообразные привычки неэффективного бронирования деловыми путешественниками, не до конца продуманная тревел политика и низкая прозрачность командировочных расходов сделали чрезвычайно сложную и трудно управляемую политику с высокими затратами.

Nasdaq – статус до участия TMC

Минимальное внедрение тревел политик, минимальная видимость сегмента деловых поездок, высокие затраты. Компания использовала разные решения для управления онлайн/офлайн поездками. Сбор статистики по общей картине корпоративных поездок и расходах был утомительным и невероятно трудоемким. Помимо ограниченной статистики, путешественники бронировали в основном офлайн, в результате чего плата за управление поездками составляла 7% от их общих расходов на деловые поездки в сравнении со средним показателем по отрасли в 3-5% для компаний с аналогичными объемами

Nasdaq была в поиске компании по управлению деловыми поездками, которая могла бы предоставить полный аудит по их расходах, что позволило бы им контролировать тревел политику, снизить сборы за управление поездками и обеспечить наиболее быстрый и незаметный переход для деловых путешественников и тревел менеджеров. Также, компания планировала переход из офлайн обслуживания в онлайн, но с сохранением поддержки агентами – гибридное обслуживание. Они нуждалась в партнере, который мог бы предложить им положительный и эффективный опыт в организации и управлении деловыми поездками.

Nasdaq & Egencia

Путешественники из Nasdaq внесли существенные изменения в способы планирования, бронирования и управления корпоративными поездками. Интуитивно понятная онлайн-платформа Egencia и превосходная агентская поддержка обеспечили плавный переход на новую глобальную тревел политику по управлению деловыми поездками.

Решение Egencia позволило тревел менеджеру Nasdaq внедрить новую политику, и с легкостью направлять путешественников к выбору в соответствии с политикой при бронировании. Возможность настраивать любые параметры политики позволяла им быстро реагировать на тенденции и возможности экономии средств. Они также ввели процесс утверждения перед поездкой, а переход от “бесплатного” бронирования по телефону к онлайн-бронированию с автоматическим подтверждением поездки стал значительным культурным сдвигом для путешественников компании Nasdaq.

Через шесть месяцев после подписания контракта с Egencia на корпоративное обслуживание и управление деловыми поездками, Nasdaq сэкономила 500 000 долларов (сокращение на 32%), увеличила онлайн-адаптацию с 30 до 61 процента и сократила количество часов, необходимых для управления программой командировок, на 50 часов в неделю.

Управлять всеми этими движущимися частями – это роль тревел менеджера. Это также причина того, что многие компании работают с TMC. Правильный выбор TMC имеет решающее значение для успеха вашей тревел программы и эффективности тревел менеджера. Вам нужен партнер с инструментами и технологиями, которые упростят процесс бронирования и контроля. Они должны быть опытными лидерами в индустрии деловых поездок, которые смогут помочь вам договориться о лучших ценах и скидках для всех ваших деловых поездок. 

У TRIME, есть уникальное преимущество в том, что мы адаптируем лучший опыт Egencia и обширные ресурсы Expedia Group под рынок Украины, чтобы обеспечить нашим клиентам лучший опыт и работу с выгодными поставщиками.

Использование технологий для улучшения опыта поездок

Технологии изменили весь процесс бронирования путешествий. Ваши сотрудники тоже потребители, и они ожидают того же беспрепятственного и простого в использовании опыта, когда дело касается деловых поездок. Ваша политика должна соответствовать не только целям компании но и ожиданиям самих путешественников.

Для одних это бронирование на сайте, другие же, хотят забронировать командировку, в приложении на телефоне. Некоторые по-прежнему хотят иметь возможность позвонить кому-нибудь, кто позаботится о них.

Инструменты бронирования, которые вы предлагаете сотрудникам, должны соответствовать их ожиданиям и требованиям, например, инвестиционная компания West Park Management Services обнаружила, что сотрудничество с Egencia привело к тому, что за первый месяц их использование онлайн бронирований увеличилось с 11% до более 80%.

Сегодняшний тревел менеджер должен найти этот баланс, отвечая потребностям как деловых путешественников так и бизнеса.

К счастью, для этого есть технологии. Помимо привычных нам приложений и веб-сайтов, такие технологии, как искусственный интеллект (ИИ), помогают путешественникам сделать лучший выбор, который соответствует их предпочтениям и требованиям.

Безопасность деловых путешественников и управление рисками

Тревел менеджер несет ответственность за здоровье и благополучие деловых путешественников. Компании обязаны обеспечивать меры безопасности во всех сферах деятельности, включая поездки.

Когда сотрудники путешествуют, компания также несет за них ответственность. Где ваши сотрудники? Какая у них ситуация? Им нужна помощь?

Тревел менеджер должен убедиться, что он работает с инструментами для управления деловыми поездками, которые позволяют ему предвидеть проблемы или связываться и определять местонахождение путешественников во время чрезвычайной ситуации. Фактически, восемь из 10 компаний включают меры безопасности в свою политику в отношении поездок, и многие компании считают обязанностью проявлять осторожность в качестве ключевого компонента стратегии своей тревел политики.

Антикризисное управление и забота о путешественниках в дороге – одна из ключевых задач тревел менеджера. В экстренной ситуации вам необходимо знать, где находятся ваши путешественники, и помочь им добраться до безопасного места.

Оптимизация тревел политики

Тревел менеджер повышает ценность компании оптимизируя политику за счет экономии, отчетности, заботы о путешественниках и управлении изменениями. Он обязан пропагандировать преимущества организации и управления деловыми поездками. Для этого необходимо достаточно хорошо понимать бизнес, чтобы показать ценность с точки зрения конкурентных преимуществ, доходов и удержания сотрудников.

TRIME предлагает различные инструменты, чтобы у тревел менеджера была возможность для проведения анализа, поиска экономии по затратам и продемонстрировать рентабельность инвестиций. Наши решения позволяют анализировать поездки отдельных лиц или бизнес-групп, формировать отчеты по любому аспекту политики. Ваша компания получит это преимущество, а также обеспечит легкий опыт бронирования и обеспечение безопасности сотрудников в деловых поездках.

Тревел менеджер возглавляет деловые поездки

Поездки напрямую влияют на организационную культуру и прибыль компании, а тревел менеджер задает курс для достижения этих целей.
От политик и процедур до выбора правильной TMC – тревел менеджер играет ключевую роль в жизни успешных компаний.