Для специалистов по закупкам услуг по организации командировок мы предоставляем возможность ознакомиться с международной практикой закупок в данной сфере и получить знания о том, как правильно разработанная тревел-политика, при ее соблюдении в процессе организации командировок, положительно влияет на снижение затрат компании (до 30%), экономию рабочего времени ваших тревел-координаторов, административного и финансового отделов, уменьшает финансовые и организационные риски, а также сокращает ошибки, связанные с человеческим фактором и как наиболее эффективно провести тендер и выбрать надежного поставщика услуг делового туризма.
Руководству компании
Управление деловыми путешествиями компании, направленное на достижение поставленных финансовых результатов.
”Корпоративные расходы на командировки, организацию конференций и различных мероприятий являются неотъемлемой частью и составляют значительную часть бюджета компаний, что требует профессионального подхода к их закупке, планированию и отслеживанию затрат.
Кроме текущего обслуживания по бронированию сервисов для организации и совершения поездок, мы предоставляем консалтинговые услуги для руководителей и собственников компаний, включающие в себя разработку эффективной тревел политики (Travel Policy), а также услуги по оптимизации затрат (Expense Management) на деловые поездки.
Сочетая классическую схему обслуживания с инновационными тревел технологиями, и базируясь на опыте глобального тревел рынка, мы обеспечиваем поддержку и экономию финансовых средств десяткам крупных компаний в Украине.
Отделу закупок
Кроме того, наши специалисты расскажут, как правильно составить RFP, и какие основные пункты такого документа, обозначат правильные критерии выбора ТМС. Ведь сегодня ТМС, в ее лучшем профессиональном понимании, — это не бизнес по бронированию авиабилетов и гостиниц, а бизнес по управлению тревел-бюджетами. И важнейшая часть работы ТМС – сбор, обработка, аналитика и предоставление данных в виде отчетности.
MIS отчеты
На основании анализа предоставленных нами данных руководитель принимает важнейшие решения: с какими поставщиками необходимо заключить или прекратить контракты, насколько поставщики эффективны, насколько компании выгодно сотрудничество с выбранными поставщиками…
Мы разработали и адаптировали десятки разных видов тревел-отчетов, и точно знаем, как превратить отчеты из залежей «полезной информации» в финансовые инструменты, помогающие эффективно а) проводить корпоративную тревел-политику и б) управлять тревел-бюджетом.
Руководству компании
Наши отчеты предназначены руководителям, отделу закупок и финансовому отделу, в том числе CFO. Кроме разнообразных статистических отчетов и сравнительных отчетов за разные периоды (например, «Изменение средней стоимости билета»), существуют отчеты, на основании которых специалисты делают выводы об упущенной выгоде, о возможной экономии тревел-бюджетов.
Также руководству компаний, имеющих разветвленную сеть региональных филиалов, очень важна возможность контролировать, анализировать и управлять бюджетами региональных офисов. Для этого существуют специальные отчеты, которые консолидируют информацию по всем филиалам, но при этом четко разбивают затраты по каждому офису в отдельности.
Отделу безопасности
Не менее важным является и блок отчетов по безопасности, ведь сегодня компании несут страховую и финансовую ответственность за своих сотрудников. Для этой аудитории — HR-службы и Службы безопасности, существует набор так называемых Risk Management отчетов. Это и pre-trip отчеты, автоматически предупреждающие службу безопасности, что сотрудник собирается в страну, не рекомендованную компанией для посещения. Это и отчеты, позволяющие в режиме реального времени получать информацию о месте нахождения командированного сотрудника на случай непредвиденных ситуаций.
Сотрудникам компании
Наконец, среди заинтересованных в отчетах лиц выделяют самого сотрудника, который ездит по делам компании. После каждой поездки он обязан отчитаться перед бухгалтерией. И личный онлайн-кабинет с индивидуальными отчетами — лучший документальный помощник. Особенно, если командировки занимают значительную часть рабочего времени.
