Для фахівців із закупівель послуг з організації відряджень ми надаємо можливість ознайомитися з міжнародною практикою закупівель в даній сфері і отримати знання про те, як правильно розроблена тревел-політика, при її дотриманні в процесі організації відряджень, позитивно впливає на зниження витрат компанії (до 30% ), економію робочого часу ваших тревел-координаторів, адміністративного та фінансового відділів, зменшує фінансові та організаційні ризики, а також скорочує помилки, пов’язані з людським фактором і як найбільш ефективно провести тендер і вибрати надійного постачальника послуг ділового туризму.
Керівництву компанії
Управління діловими подорожами компанії, спрямоване на досягнення поставлених фінансових результатів.
”Корпоративні витрати на відрядження, організацію конференцій та інших заходів є невід'ємною частиною і складають значну частину бюджету компаній, що вимагає професійного підходу до їх закупівлі, планування і відстеження витрат.
Крім поточного обслуговування з бронювання сервісів для організації і здійснення подорожей, ми надаємо консалтингові послуги для керівників і власників компаній, які включають в себе розробку ефективної тревел політики (Travel Policy), а також послуги з оптимізації витрат (Expense Management) на ділові подорожі.
Поєднуючи класичну схему обслуговування з інноваційними тревел технологіями, і базуючись на досвіді глобального тревел ринку, ми забезпечуємо підтримку і економію фінансових коштів десяткам великих компаній в Україні.
Відділу закупівель
Крім того, наші фахівці розкажуть, як правильно скласти RFP, і які основні пункти такого документа, позначать правильні критерії вибору ТМС. Адже сьогодні ТМС, в її кращому професійному розумінні, – це не бізнес з бронювання авіаквитків і готелів, а бізнес по управлінню тревел-бюджетами. І найважливіша частина роботи ТМС – збір, обробка, аналітика і надання даних у вигляді звітності.
MIS звіти
На підставі аналізу наданих нами даних керівник приймає найважливіші рішення: з якими постачальниками необхідно укласти або припинити контракти, наскільки постачальники ефективні, наскільки компанії вигідна співпраця з вибраними постачальниками …
Ми розробили і адаптували десятки різних видів тревел-звітів, і точно знаємо, як перетворити звіти з покладів «корисної інформації» в фінансові інструменти, що допомагають ефективно а) проводити корпоративну тревел-політику і б) керувати тревел-бюджетом.
Керівництву компанії
Наші звіти призначені керівникам, відділу закупівель і фінансовому відділу, в тому числі CFO. Крім різноманітних статистичних звітів і порівняльних звітів за різні періоди (наприклад, «Зміна середньої вартості квитка»), існують звіти, на підставі яких фахівці роблять висновки про упущену вигоду, про можливу економію тревел-бюджетів.
Також керівництву компаній, що мають розгалужену мережу регіональних філій, дуже важлива можливість контролювати, аналізувати і управляти бюджетами регіональних офісів. Для цього існують спеціальні звіти, які консолідують інформацію по всіх філіях, але при цьому чітко розбивають витрати по кожному офісу окремо.
Відділу безпеки
Не менш важливим є і блок звітів з безпеки, адже сьогодні компанії несуть страхову і фінансову відповідальність за своїх співробітників. Для цієї аудиторії – HR-служби і Служби безпеки, існує набір так званих Risk Management звітів. Це і pre-trip звіти, автоматично попереджають службу безпеки, що співробітник збирається в країну, не рекомендовану компанією для відвідування. Це і звіти, що дозволяють в режимі реального часу отримувати інформацію про місце перебування відрядженого співробітника на випадок непередбачених ситуацій.
Співробітникам компанії
Нарешті, серед зацікавлених в звітах осіб виділяють самого співробітника, який подорожує у справах компанії. Після кожної подорожі він зобов’язаний відзвітувати перед бухгалтерією. І особистий онлайн-кабінет з індивідуальними звітами – кращий документальний помічник. Особливо, якщо відрядження займають значну частину робочого часу.
